100人規模の受付もスムーズにさばく「第10回 ウェブ屋さん交流会」に潜入。受付人員も半分に-Web屋さん交流会レポ 1/2

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こんにちは、イーべ!広報担当の坂田(サメ好き)です。

2019621日、福岡のウェブ制作会社である株式会社リクトさんが主催する「ウェブ屋さん交流会」にて、イーべ!をご利用いただきました。

10回目となる今回はなんと参加者119人!

これはもう潜入するしかないでしょう!ということで、
あらゆる現場へカメラを携え取材行脚されているライターの 赤坂太一さんに取材+合間にがっつり交流してきていただきました!

イーベ!を実際に使用されているイベントにお邪魔して
主催者さんにその使用感を聞いてみました。

ライター / インタビュアー
赤坂太一 氏

インタビュアープロフィール:EDITONE代表。ライター・カメラマン・編集者。紙媒体からWeb媒体などのメディアから、企業案件、新聞など幅広いジャンルで活動中。コンテンツクリエイターとして、イベント企画も手がける。エレキ楽器好き。公式HP

ウェブ屋さん交流会vol.10に潜入。毎回100名規模の参加者が集まるという人気イベントに初参加!
受付の様子から、ご担当者様の声や、来場した参加者の方のナマの声を聞いてみました。

イベント受付はだいたい大混雑!
イーべ!だと、どうスムーズなの?
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イベント主催者あるある

次々とエレベーターを降りてくる参加者をサクサク会場へうながすことが可能!

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まず、当日の会場について。ウェディングや晩餐会の会場に使用される「ザ・ヴィラズ福岡」さん。119名という大人数規模のパーティーに対応する広いフロアにて行われました。

エレベーターホール前の受付カウンターには、リクトさんのスタッフが3名待機していました。

開催時刻が迫るにつれ、人の波が多くなってきました。しかし、ホールに人がごった返すことなく、メイン会場へ進む参加者の姿が印象的でした。

リーダーで読込
リーダーで読込
イーべ!アプリで受付
イーべ!アプリで受付

受付カウンターに来た参加者は、まずスマホを取り出します。当日イーべ!から自動配信されているメールのリンクをタップ。表示されたQRコードをスタッフに提示。

スタッフはバーコードスキャナー、もしくはイーベ!受付アプリで読み込んで受付処理します。たったこれだけ!


もし事前入金が済んでいなければその場で処理、という流れです。手際の良さ、という前にそれ「しか」することが無いんですよね。シンプル極まりない。

 Point 

当イベントの参加費の事前入金は約4割〜7割とのこと。
現金のやりとりが減るほどに、受付の所要時間は減り、並ぶ人の短縮にも繋がります。
運営側にとっても現金の集計の手間が減り事務作業を大幅に軽減することができます。

受付の様子をしばらく眺めていると、開始時間が迫るとともにホールに人の波は増えていくものの、そこに溜まらずスンナリと流れていました。

そしてカンパイの時。
さすがキャンセル待ちが発生するほどの人気イベントです。参加者が一堂に会するその様子からも、それぞれイベントへ期待を寄せている熱量をビシビシと感じました。カンパイ以降、まるで火蓋を切るように会場のアチコチで挨拶の嵐。

同業者が集う交流会という、目的が明確な会だからこその活発な交流が見られました。

イベント告知→当日受付担当Kさんをインタビュー
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インタビュアー赤坂氏

いつもキャンセル待ちが前提という人気イベントですが、担当しているスタッフさんはイーベ!をどのように扱い、またどんな印象をもっているのか、をインタビューしてみました。特にリクトさんには継続利用をいただいており、導入当初からこれまでの使い勝手や、イベントが盛り上がるコツなども聞いてみました。

イベント告知から当日の受付まで担当しています。
リクトのKです!

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リクト担当Kさん

一人ひとりエクセル入力。1日がかりだった参加者リスト作成

『ウェブ屋さん交流会』は今回で10回目を迎えましたが、イーベ!を導入したのは6回目からですね。それまでは参加者名簿を手打ちでエクセルに入力していましたから、それだけで1日以上かかっていました。そんなに昔の話じゃないですよね(笑)

イーベ!導入前は、参加希望をこちらから聞いて回っていました。かなりアナログでした(笑)。

QR受付で当日の受付対応も4人→2人と半分に!

今回、受付スタッフは2名(懇親会用の人員でさらに1名)ですけど、イーベ!導入前は4名必要でした。1人あたりの処理にも時間がかかりすぎてエレベーターホールに人が溜まっていましたね……(遠い目)。

今回はQRコードの読み取りでサクサクと会場に進んでいただけたかと思います。イーベ!導入前から、すでに参加人数が100名規模でしたので、この部分の効率化は凄まじいものがあります。

参加費ですが、毎回4〜7割の方にPayPalと銀行振込で事前入金をいただいています。当日の現金取扱いが減っているので助かっています。イベント前に入金を促すリマインドメッセージを対象者のみに送信できるのもいいですね。一覧で入金済みかそうでないかが一発でわかるのは良いですよね!リマインドといえば、満員になったときも送るようにして、「たくさんの参加者がいるイベントにいくぞ!」という気分になってもらいたいという願いもあります。

イーベ!の機能として、懇親会の出欠もを受け付ける機能がありますが、本会の雰囲気で参加するしないを決める方が多いので、そこはどうしても当日の参加者数を決めて会費を集めるようにしています。

フォーム作成がわかりやすくイベント当日の準備が最低限で済む

前回から、私が参加申し込みフォームの作成から会場の下見を担当することになったのですが、当日は動線の確保くらいで済んでいます。イーべ!はフォーム入力の際、文字の強調など自由度が高く便利ですね。もう少しぜいたくを言わせてもらうと、エクセルの表をそのまま反映できたりすると良いですね。それができればカンペキです!

 

スマホで受付が完結するQRコードの使用率は90%!

今回、受付のQRコード提示は90パーセントと、かなり多かったです。

業種柄(ウェブ制作)、そういうことに慣れている人が多いというのはあるでしょうね。第10回目を迎えて、受付から誘導、その前のリマインド送信と、かゆいところに手が届きまくるので、イーべ!なしの開催は考えられないと思います!

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インタビュアー 赤坂氏

イベントは参加者の管理から当日の誘導など、やることがありすぎて細やかな気配りができないことが多いですよね。ましてや当時は100名規模をエクセルで手入力……聞いただけで背筋が寒くなります。

参加者申し込みページを起点として、入金の管理やリマインドメールを送信できるといった情報の統合、当日のオペレーションの簡略化によって、主催であるリクトのスタッフ全員が楽しんでいる姿も印象的でした。

Kさんありがとうございました!

「ウェブ屋さん交流会」が大型イベントに育った経緯を聞いてみたくありませんか?さらに参加者の皆さんの声も聞いてみましたよ!

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