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【受付編】106名参加-学びをより深くする双方向なセミナー手法レポ〈 2/3 〉リクトさま主催 / 選ばれる会社やデザイナーになるためにin福岡

 

はい、イーべ!広報担当 坂田です!

広報 坂田

事前準備編 】に続き、いよいよ「選ばれる会社やデザイナーになるためにin福岡」セミナーの当日についてレポートします。

> もくじはこちら

事前決済+QR受付で106人受付も待ち時間ZERO


106
名もの参加者が続々と会場入り。さぞや混雑するだろうと予想していました…

が!

会場入口は、3ケタもの参加者の受付をしているとは思えないほど、待つ人がいない状態。

受付スタッフはイーべ!受付アプリをインストールした23名が交代で行い、受付のQR読み込みの結果をPCで確認する方が1人。
参加者の皆さんは、ほとんどの方が受付QRコードを表示してくださっていました。

参加者のQRを受付スタッフがスマホで読む

このスムーズな受付には、イーべ!の4つの機能を活用いただいていました


QR受付機能
→ 参加者のQRをスマホカメラで読むだけで受付

クレジット連携機能
→ 申込み時に参加費をクレジット支払済み

リマインドメール機能
→ 開催直前に会場情報とともに受付QRをメール配信

懇親会まで一気に案内&一気に受付機能
→ 開催直前に会場情報とともに受付QRをメール配信

セミナー当日に混乱を招きがちなのが参加費の現金のやり取り
お釣りを用意しておく必要もある上に、参加費✕人数(今回は106名分!)の現金を管理することを考えると、安全面が心配です。

イーべ!では、オンラインクレジット決済サービス 〈Stripe/ストライプ〉と〈PayPal/ペイパル〉を連携して利用することができるので、今回は、事前のクレジット決済を必須とし、スムーズ&安全な受付が実現していました。

【 イーべ!】クレジット決済サービス 連携について

Point 事前決済で当日スムーズ&ドタキャンを防ぐ!

 

そして何より、QR受付。

ピッ

これだけ。

従来の受付方法ですと ① 参加者に名前を聞き、② 106名のリストから名前を探し、③ リストにペンで書き込み…… というステップが必須でしたが、イーべ!QR受付アプリを使うと、読み込むだけでイーべ!内で参加者リストが更新。

管理画面で、未受付の人数をカウントダウン表示します。

QR読み込みは、スマホに「イーべ!受付アプリ」をインストールするだけ。スマホさえあれば、運営スタッフ誰もが受付をすることができます。

QRリーダーのレンタルも

チケットを配布する必要もなく、スマホ受付。
主催者にも参加者にも嬉しい受付方法です。

懇親会も同時告知でキャッシュレス&参加しやすく

● 懇親会の参加者、予定より多くてお店に入らない
● ドタキャン多数で飲食店への当日キャンセル代100%運営側が負担…(泣)

実は、大きな損失を生む可能性があるのが懇親会。

申込み時に、懇親会の出欠確認に留めておくと、ドタキャンやセミナー途中の離脱によって、運営側に大きな損益を生んでしまうケースがあります。

それを回避すべく、イーべ!では、メインのセミナーの申込みと同時に懇親会も会場を提示した上で出欠の確認。懇親会参加費まで合算して事前決済していただくことができます。

参加者にとっても、懇親会の会費や場所が事前に把握できていると、当日の予定を立てやすくなります。

Point 懇親会まで明らかにすることで主催も参加者もハッピーに!


今回も、セミナー申込みと同時に懇親会の出欠表明もできるようになっていました。

30名と限定することで、早期の申込みを促す効果もあるかもしれません。

ここまでが106人もの参加者をスムーズに受け付けたセミナー開催のコツ&レポートでした。

次の記事では新しい手法を取り入れ、 学びをより深くする=イベント満足度UP について、手法とともにレポートします!

〈 text + photo 坂田洋子 〉

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